Что происходит с заявкой между письмом клиента и готовым КП

Заявка попадает в систему

Файл вы загружаете в браузере: Excel, Word, PDF или вносите позиции в ручную.

Система читает файл примерно так же, как читал бы человек: смотрит, что лежит в ячейке, а не какая это по счёту колонка. Слипшиеся позиции раскладывает на отдельные строки, мусорные символы убирает.

Потом останавливается и показывает, что у неё получилось. Вот это она приняла за наименование, это за количество, это за фасовку. Вы правите, если она ошиблась, и подтверждаете.
Формат этого файла система запоминает, и следующая заявка от того же клиента проходит этот шаг уже без вас.

Система понимает, что именно просит клиент

Клиент пишет так, как ему удобно, а не так, как товар называется в каталоге поставщика. «Электроды сварочные для сварки низколегированных сталей» это обычная строка из заявки. В каталоге та же вещь лежит под маркой и диаметром, и слова «низколегированных» там нет ни в одной карточке.

Поэтому перед поиском система переводит строку заявки на язык поставщика. Она вытаскивает из текста признаки товара: бренд, размер, фасовку, назначение, артикул поставщика, если он указан. Получается описание, с которым уже можно идти в каталог.

Это та часть работы, где без нейросетей не обойтись. Правилом «искать по совпадению слов» такой текст не берётся, а составить список синонимов на всю номенклатуру стройматериалов не сможет никто.

Если из строки понять не удалось ничего, позиция не пропадает и не подставляется наугад. Она помечается и уходит менеджеру.

Система ищет нужную карточку товара

Сначала система пробует замкнуть позицию по артикулу. Артикул есть и совпал, дальше искать нечего. Артикула нет, идёт поиск по признакам, которые она достала на прошлом шаге. Если и там пусто, ищется по смыслу описания.

Найденных кандидатов система прогоняет через проверки по признакам товара. Их около 250. Резьба и диаметр, класс плиточного клея, грейд гипсокартона, цвет краски по RAL, род и стандарт крепежа, материал и Ду трубопроводной арматуры. Отдельно проверяется бренд, в том числе написанный латиницей там, где в каталоге кириллица. Поиском по названию это не делается: «Перфоратор Makita 800 Вт» по буквам похож на десяток карточек, и половина из них другого класса или другого бренда.

Там, где прошли не все проверки или кандидатов несколько и они разные, система не выбирает молча. Она ставит метку и отдаёт позицию менеджеру. Метки видно в списке позиций, так что перечитывать всю заявку не нужно.

По каким признакам различаются товары

Система собирает цены

По каждой найденной карточке нужна цена, и не справочная из каталога, а сегодняшняя.

Источников три типа. Часть поставщиков подключена напрямую и отдаёт цены из своей системы. Дальше идут крупные интернет-магазины. Третий источник — ваша собственная история: счета и котировки, по которым вы уже покупали.

Когда время жизни цены истекает, система помечает её как устаревшую, и в таблице видно, что цифра старая. Твёрдая цена, которую поставщик зафиксировал, считается по сроку своего обязательства и общему таймеру не подчиняется.

Если цену не дал ни один источник, система собирает письмо поставщику по этой позиции. Уходит оно автоматически или только после того, как менеджер его прочитал и одобрил.

Когда поставщик ответит, его цена встанет в таблицу заявки сама, переносить руками ничего не надо.

Сбор идёт в фоне. Большая заявка не подвешивает работу: позиции заполняются по одной, прогресс видно, и в это время можно открыть следующую заявку.

Из собранных цен система выбирает лучшую

На одну позицию приходит до пяти цен, и сравнивать их в лоб нельзя.

Сначала система сводит цены к одной единице. Мешок клея и цену за килограмм она сравнит только после того, как переведёт мешок в килограммы. Если единицы несводимы, делить наугад не станет и отдаст позицию менеджеру.

Договорная скидка учитывается до сравнения, а не после. Поставщик, который в прайсе дороже, но даёт вам минус двенадцать процентов по договору, участвует в сравнении уже со своей реальной ценой.

Аналог чужого бренда система помечает, и в автоматически выбранную лучшую цену он не попадает. Менеджер его видит и может выбрать сам, если знает, что клиент на аналог согласен.

Выбор менеджера отменяет автоматический и держится. Повторный сбор цен его не перетирает. Цену можно зафиксировать, и она останется такой, какой вы её оставили.

Документ для клиента

Из заявки собирается коммерческое предложение или счёт, в PDF или XLSX.

Документ повторяет то, что менеджер видел на экране, до копейки. Если цену по позиции менеджер выбрал руками, в файл попадёт имя того поставщика, которого выбрал он, а не того, кого нашла автоматика. Расхождение между экраном и файлом считается ошибкой, и ловят его тесты, а не клиент.

Печатается фактическая фасовка и расчёт покупки. Клиенту нужно 250 метров кабеля, кабель идёт бухтами по 100, в КП встанут три бухты и цена за три бухты, а не абстрактные 250 метров.